Intro
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten, producten en de website van OdooPhone. OdooPhone respecteert de privacy van al haar gebruikers en klanten en zorgt ervoor dat de persoonlijke informatie die u ons toevertrouwt altijd vertrouwelijk en veilig wordt behandeld.
Gebruik van onze diensten
Wanneer u zich aanmeldt voor een van onze diensten, vragen wij u om zowel bedrijfs- als persoonsgegevens te verstrekken. Wij gebruiken deze gegevens om onze telecommunicatiediensten uit te kunnen voeren, u onze facturen te sturen en te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die aan ons zijn opgelegd.
Welke gegevens verwerken wij?
- Account- en contactgegevens: Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en betalingsgegevens.
- Verkeers- en gebruiksgegevens: Inkomende en uitgaande telefoonnummers, datum, tijdstip, duur van het gesprek en IP-adressen.
- Audio- en inhoudelijke gegevens: Voicemailberichten en eventuele gespreksopnames. (Let op: u bent als klant zelf verantwoordelijk voor het informeren van uw bellers en het verkrijgen van toestemming voor het opnemen van gesprekken).
Opslag en verwerking door derden
De gegevens worden opgeslagen op de beveiligde servers van CloudInventor en in de beveiligde omgevingen van vertrouwde derden voor zover dit noodzakelijk is voor de werking van onze dienstverlening en bedrijfsvoering:
- Telecomprovider (Axeos): Voor het tot stand brengen van telefoongesprekken, het beheren van telefoonnummers en de verwerking van verkeersgegevens maken wij gebruik van de diensten en infrastructuur van onze telecompartner Axeos. Hun privacyverklaring is te vinden hier en is van toepassing wanneer u zich abonneert op onze diensten.
- Odoo: Voor het hosten van onze commerciële systemen (zoals onze website, CRM, winkel en boekhouding) maken wij gebruik van de hosting van Odoo. Hun privacyverklaring is te vinden hier en is van toepassing wanneer u zich abonneert op onze diensten.
- Wettelijke en financiële instanties: Indien nodig delen wij administratieve gegevens met derden zoals onze accountant en de Belastingdienst om te voldoen aan onze fiscale en wettelijke verplichtingen.
Bewaartermijnen
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Fiscale gegevens (zoals facturen) bewaren wij conform de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Verkeersgegevens en opnames worden bewaard zolang als nodig is voor de dienstverlening, facturatie of zolang u deze binnen uw omgeving beheert.
Communicatie
Wanneer u een e-mail, telefonisch bericht of ander type bericht naar ons stuurt, is het mogelijk dat wij deze berichten bewaren. Af en toe vragen wij u naar uw persoonsgegevens die relevant zijn voor de betreffende situatie. Dit stelt ons in staat om uw vragen te verwerken, ondersteuning te bieden en uw verzoeken correct te beantwoorden.
De communicatiegegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is om uw vraag of verzoek af te handelen.
Opslag van communicatie
- Beveiligde servers: Deze gegevens worden veilig opgeslagen op de eigen servers van CloudInventor of die van een vertrouwde derde partij.
- Odoo-omgeving: Communicatie kan ook plaatsvinden en opgeslagen worden via onze Odoo-omgeving. Deze wordt gehost door Odoo.com. U kunt hun privacyverklaring hier raadplegen; deze is van toepassing wanneer u gebruikmaakt van onze diensten.
Sociale Media en Marketing
Sociale media en privacy gaan volgens ons niet samen. Om deze reden delen wij uw gegevens nooit met sociale mediabedrijven of reclameplatforms (zoals Meta/Facebook, X of WhatsApp). Het overdragen van uw gegevens aan derden voor commerciële of marketingdoeleinden is voor ons absoluut geen optie.
Gegevensverzameling
Wij verzamelen gegevens over uw bezoek aan onze website om de werking van de website te optimaliseren en de ervaring voor u te verbeteren. De gegevens die wij hierbij verwerken omvatten onder meer een geanonimiseerd deel van uw IP-adres, uw voorkeurstaal, het type browser dat u gebruikt en de pagina’s die u bezoekt. Onze website maakt gebruik van cookies (kleine tekstbestandjes die op uw apparaat worden geplaatst):
- Functionele cookies: Deze zijn noodzakelijk om de website goed te laten werken en om sessies (zoals een winkelwagentje of het invullen van een formulier) te behouden. Ook kan uw browser delen van de site tijdelijk opslaan (caching) om het laden te versnellen.
- Analytische cookies: Deze stellen ons in staat om de website te herkennen bij een vervolgbezoek en het algemene gebruikersgedrag te analyseren, zodat we de website kunnen blijven verbeteren. Deze cookies bevatten geen privacygevoelige informatie.
U kunt uw internetbrowser zo instellen dat deze geen cookies van onze website meer accepteert of eerder opgeslagen cookies verwijdert. Wij verzamelen, gebruiken of delen geen informatie voor andere doeleinden dan die in dit privacybeleid staan beschreven, tenzij wij hiervoor vooraf uw expliciete toestemming hebben verkregen of daartoe wettelijk verplicht zijn.
Wijzigingen
Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik van en de mogelijkheden binnen onze websites, diensten en administratie. Eventuele aanpassingen of updates van onze diensten kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Wij raden u daarom aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen. De meest actuele versie is altijd te vinden op onze website.
Gegevens wijzigen of afmelden voor de nieuwsbrief
Indien u zich heeft aangemeld voor onze nieuwsbrief of marketingberichten, kunt u uw voorkeuren op elk gewenst moment aanpassen. Onderaan iedere e-mail die u van ons ontvangt, vindt u een optie om uw gegevens te wijzigen of om u direct af te melden.
Juridische verzoeken
Als u vragen heeft over de verwerking van uw gegevens, gebruik dan deze link om contact met ons op te nemen.